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Hotel Fiesta INN

Manual De
Procedimientos



Mayo 2009

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Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos 2



ÍNDICE

I. Objetivo Del Manual

II. Procedimientos
1. Procedimiento de Compra de Productos de Limpieza para las

habitaciones

1.1 Objetivo Del Procedimiento

1.2 Alcance

1.3 Responsabilidades

1.4 Método De Trabajo

 Diagrama De Flujo

 Formatos

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2. Una copia debe guardarla el Ama De Llaves, ello le permitirá corroborar
que el material que llega al almacén, es efe ctivamente el que se solicitó.

3. Otra copia se envía al Depto. De Contabilidad


(2) Solicitud de cotización a proveedores

Una vez que el Jefe De Compras recibe la solicitud de compras, debidamente
autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las
compras del material que se le solicitó.

El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores
condiciones y precios al Hotel . De tal forma que el Jefe De Compras debe
efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para
posteriormente elegir al que más le convenga.

Con el objeto de llevar un buen registro de los p roveedores y para que quede
evidencia por escrito de la investigación realizada, el Jefe De Compras debe
enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de
cotización a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente información:

1. Número de solicitud de cotización a proveedores.
2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripción del material solicitado.
6. Cantidad solicitada.
7. Fecha límite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha
en la que se expidió.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es
decir, del Jefe De Compras.

La solicitud de cotizació n a proveedores, deberá contener el espacio necesario
para que el proveedor conteste lo siguiente:

1. Precio por unidad.
2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibió la solicit ud de cotización en el
establecimiento del proveedor.

Es de suma importancia que el Jefe De Compras envíe las solicitudes de
cotización a los proveedores potenciales en aquellas épocas que se consideran
adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo , deberá actualizar los
datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente al
proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.

Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre
compras, ya sea, por vo lumen o bien por pronto pago, dependiendo de las
condiciones y necesidades del Hotel .

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Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotización de proveedores:

1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer
dicha solicitud, el Jefe De Compras, ello le permitirá constatar que la
cotización hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado.
2. La otra for ma, se envía a cada uno de los Proveedores potenciales para
que la regresen a más tardar en la fecha fijada como límite.

En caso de que el proveedor no conteste, se tomará como no enviada dicha
solicitud y el proveedor no entrará en la selección.

(3) Orden de compra

Cuando el Jefe De Compras recibe las contestaciones de las solicitudes de
cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra
fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que
ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al neg ocio.

No está de más que el Jefe De Compras le pida su opinión a la persona que le
solicitó el material para hacer la elección del proveedor , en este caso el Ama
De Llaves.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores
condiciones y precios, el Jefe De Compras efectúa el pedido mediante un
documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto
formalizar la operación de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

1. Nombre de la empresa
2. Numer o de orden de compra
3. Información Del Proveedor
4. Fecha en que se formula
5. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.
6. Clave Del material
7. Cantidad
8. Unidad
9. Descripción del artículo
10. Precio unitario
11. Importe total
12. IVA Desglosado
13. Total
14. Condiciones de pago.
15. Firma del Jefe De Compras.
16. Firma del P roveedor.

Se deben manejar las siguientes copias:

1. El original se le entregará al Proveedor
2. 1 copia al Jefe de Compras
3. 1 copia al D epartamento solicitante (Ama De Llaves)
4. 1 copia al Jefe De Almacén
5. 1 copia al archivo

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Nota De Devolución De Materiales A Proveedores

Hotel Fiesta INN
Nota De Devolución De Materiales A

Proveedores

Proveedor: Fecha De Devolución:

RFC:

Dirección:

Teléfono: Nº de Nota de recepción:

Ciudad:

Clave Descripción Cantidad Precio Unitario Importe









Causa De La Devolución




Jefe De Compra



Proveedor

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AVISO DE ENTRADA AL ALMACEN

Hotel Fiesta INN Nº

Aviso De Entrada Al Almacén




Proveedor:

Dirección:

Teléfono:

Correo Electrónico:

Con Esta Fecha he recibido los sig.
Productos

Cantidad Unidad Descripción
Precio

Unitario
Importe

Total
Observaciones
























Formuló



Recibió










Revisó

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