Download PANDUAN MANAJEMEN BIRO PERJALANAN WISATA PDF

TitlePANDUAN MANAJEMEN BIRO PERJALANAN WISATA
File Size331.0 KB
Total Pages22
Document Text Contents
Page 1

Jakarta – Indonesia






PANDUAN MANAJEMEN


BIRO PERJALANAN WISATA
Travel Agency Management Handbook





Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA




2012



Global Travel Bussiness & Education Center

Page 2

PANDUAN MANAJEMEN

BIRO PERJALANAN WISATA


Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA


STRUKTUR ORGANISASI

BIRO PERJALANAN WISATA


DEWAN KOMISARIS



PRESIDEN DIREKTUR


1. DIREKTUR PEMASARAN

2. DIREKTUR TOUR , TRAVEL & KONVENSI

3. DIREKTUR ADMINISTRASI & KEUANGAN

1. DIVISI PEMASARAN

1.1. MANAJER PENELITIAN & PENGEMBANGAN

1.2. MANAJER PEMASARAN

2. DIVISI TOUR, TAVEL DAN KONVENSI

2.1. MANAJER – SALES

2.2. MANAJER – RESERVATION

2.3. MANAJER – OPERATIONS

2.4. MANAJER – KANTOR CABANG

3. DIVISI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

3.1 MANAJER – RUMAH TANGGA

3.2 MANAJER – ACCOUNTS

1.1. BAGIAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

1.1.1. SUPERVISOR – PENELITIAN

Page 11

7. Menyiapkan (issue) tiket, travel vouchers dan dokumen perjalanan lainnya yang

sangat diperlukan oleh calon tamu/langganan untuk diserahkan kepada yang

bersangkutan tepat pada waktunya.

8. Melaksanakan administrasi seksi dengan baik dan cermat.

9. Melayani, menanggapi dan menyelesaikan setiap keluhan dan tuntutan

pengembalian uang (complaints and refund) tamu/langganan sebaik-baiknya

serta melaporkan secara lengkap sejak dari kejadian sampai penyelesaiannya

kepada atasannya.

10. Memberikan informasi mengenai bermacam-macam harga tiket yang bisa

dipilih, jadual, jenis pelayanan dan alat angkutan, jadwal pertunjukan, fasilitas

meeting, conference dan exhibition beserta persyaratan-persyaratannya.

11. Memberikan saran, cara terbaik dan merencanakan route perjalanan serta

pengaturan meeting, conference dan exhibition kepada calon langganan atau

panitia yang meminta jasa perusahaan.

12. Membuat invoice, memungut harga, mengeluarkan tanda terima pembayaran

dan membuat laporan penjualan harian, mingguan, bulanan dan / atau

tahunan.



BAGIAN PEMESANAN

Fungsi :

1. Melaksanakan pemesanan (booking/reservation), perubahan (revision) dan/atau

pembatalan (cancellation) tempat (seat) pada angkutan udara, darat, laut,

akomodasi, restoran, meeting & conference hall dan tempat pameran beserta

fasilitasnya.

2. Mengadakan koordinasi yang erat baik secara vertical maupun secara horizontal.

3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan pendanaan Bagian Pemesanan

kepada Direktur Tour, Travel dan Konfensi.

Page 12

Tugas Bagian :

1. Menghimpun buku-buku acuan, jadwal dan tariff (reference books) yang akan

dipakai sewaktu mengadakan pemesanan (service order), perubahan dan

pembatalan sesuai dengan permintaan agen (Instructing Agent) atau penitia

pelaksana konferensi atau/dan pameran.

2. Menyelesaikan semua formulir yang diperlukan sewaktu mengadakan pemesanan,

perubahan dan/atau pembatalan pesanan.

3. Melaksanakan dan melaporkan (progress report) kepada Bagian Penjualan

mengenai permintaan pemesanan, perubahan dan pembatalan yang sudah

confirmed atau yang masih berstatus requested atau waitlisted atau full booked

(UC).

4. Mengatur file dan administrasi Bagian secara baik, benar dan cermat.

5. Mengatur cara-cara penggunaan alat-alat telekomunikasi dan penyusunan berita

(message) secara baik, hemat, effisien tetapi tetap efektif.

6. Membuat anggaran biaya dan laporan kegiatan Bagian termasuk penggunaan alat-

alat telekomunikasi.

7. Menjalin kerja sama yang erat dengan semua mitra usaha, principals dan instansi

yang terkait.



Tugas Seksi :

1. Memesan sarana wisata, konvensi dan pameran serta kebutuhan lainnya

yang diperlukan oleh langganan/tamu dan/atau panitia pelaksanan dan

meneruskan konfirmasi semua pesanan kepada Bagian Penjualan untuk

disampaikan kepada pemesan.

2. Menyampaikan konfirmasi yang tidak sesuai dengan permintaan kepada Bagian

Penjualan untuk diteruskan kepada peminta (client/instructing agent/committee).

3. Mengadakan revisi pesanan dan menyampaikan konfirmasinya kepada Bagian

Penjualan.

4. Mengadakan pembatalan pesanan dan menyampaikan konfirmasinya beserta

pemberitahuan uang pembatalan (cancellation charge), kalau ada, kepada Bagian

Penjualan

Page 21

3. Menyusun dan menyampaikan acara (itineraries, meeting & exhibition

programmes) kepada yang meminta secepat mungkin setelah diteliti oleh Kepala

Seksi dan mendapat persetujuan dari Manajer Cabang.

4. Mengisi semua formulir yang diperlukan dengan teliti dan lengkap, sesuai dengan

petunjuk Kepala Seksi dan/atau Kepala Cabang dan Manual/Buku Acuan (Travel

reference book/guide books).

5. Mengatur file/arsip secermat mungkin.

6. Menyelesaikan laporan harian, mingguan, dua mingguan, bulanan dan tahunan

sesuai dengan waktu (lama penyelesaian) yang telah ditentukan (in due time

without delay).

7. Mencatat/menghimpun tarif dan persyaratannya, jadual angkutan (darat, laut,

udara), hotel dan restoran beserta fasilitasnya, informasi obyek wisata dan semua

data yang diperlukan oleh Kantor Cabang dan/atau Kantor Pusat dan

meneruskannya kepada yang bersangkutan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.

8. Menunjuk petugas pelaksana (guide/operating staff) dan melaporkan segala

kegiatan pelaksanaannya kepada Kepala Seksi dan/atau Manajer secara terperinci

dan cermat.

9. Mempertanggungjawabkan penerimaan (payment), uang muka operasi (petty

cash/disbursement) sesuai dengan petunjuk/waktu pelaksanaan yang digariskan

oleh Pimpinan.

10. Menjaga kerapian dan kebersihan kantor dan lingkungannya termasuk keamanan

(safety and security).

© Designed by Drs. Noersal Samad. MA

SEKRETARIAT:

1. Mengetik surat, isian/formulir, kontrak dan laporan serta menyelesai-kan

korespondensi yang menjadi tanggung jawabnya.

2. Mengagendakan surat masuk dan keluar.

3. Mengurus arsip Divisi, Bagian dan Seksi yang dipercayakan kepada Sekretariat.

4. Mengurus pengiriman surat dan dokumen Divisi, Bagian dan Seksi.

5. Membagi-bagikan surat dan dokumen yang ditujukan kepada Divisi, Bagian dan

Seksi.

Page 22

6. Membuat anggaran rutin.

7. Mempertanggungjawabkan dana yang dipergunakan oleh Sekretariat.

8. Membuat notulen rapat.

9. Menerima, meneruskan pesan dan/atau jawaban pesan (phone, telex, fax

messages and their replies/responses, if needed) kepada yang bersangkutan.

10. Mengatur jadual harian (agenda) pimpinan.

11. Menerima/menyaring tamu pimpinan.



KASIR:

1. Menerima dan menyimpan uang tunai, cheque dan alat pembayaran lainnya.

2. Memasukkan uang (pembayaran) yang diterimanya secara utuh ke bank, dan

menyelesaikan Buku Bank dan Buku Kas.

3. Membukukan semua penerimaan dan pengeluaran uang tunai, cek, giro bilyet dan

alat pembayaran lainnya.

4. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran, yang melalui kasir, secara harian,

mingguan dan bulanan.

5. Mengeluarkan tanda terima (receipt) yang diperlukan.

6. Mengatur administrasi dan arsip penunjang/bukti-bukti penerimaan dan

pengeluaran uang melalui kasir.

7. Meneliti alat pembayaran yang aka diterimanya agar tidak terjadi

penerimaan/penyimpanan uang/alat pembayaran palsu.

8. Mengamankan semua alat/perlengkapan penerimaan, pengeluaran dan

penyimpanan alat pembayaran yang ada di kasir.



© Designed by Drs. Noersal Samad. MA

Similer Documents