Download Productividad Trabajar Equipo PDF

TitleProductividad Trabajar Equipo
TagsEmail Working Group Reading (Process) Technology (General)
File Size702.5 KB
Total Pages129
Document Text Contents
Page 1

Productividad para
Trabajar en Equipo

Hábitos y fórmulas para revolucionar
la eficacia y rendimiento de los tuyos

BERTO PENA

Page 2

~ ÍNDICE ~
Recomendaciones 4

Introducción 6

I. Interrupciones 8

Efectos e impacto 9

Tipos de interrupciones 13

Manejar las interrupciones 19

Interrupciones al inicio del día 26

Resumen y Claves 31

II. Urgencias 32

Efectos e impacto 33

Imprevistos vs. Urgencias 36

Cómo manejarlas 41

Resumen y Claves 46

III. Reuniones 47

Efectos e impacto 48

Fallos y malos hábitos 51

Cómo mejorarlas 56

Reuniones de Planificación 60

Minireuniones 65

Reuniones de brainstorming 70

Resumen y Claves 73

IV. Comunicación 74

Efectos e impacto 75

Cómo mejorarla 77

Cómo delegar 81

Comunicar en tiempo real 86

Puestas en común 89

Resumen y Claves 94

Productividad para Trabajar en Equipo Berto Pena

© 2012 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. 2

Page 64

Soy especialmente defensor de las reuniones de planificación el viernes a mediodía, antes de la

hora de comer. Por ejemplo de 12:30 a 13:20, o de 13:00 a 13:50. Porque…

• Podéis echar la vista atrás para evaluar lo conseguido en la semana que está a punto de
concluir.

• Podéis decidir lo que váis a hacer la próxima semana y empezar el lunes a tope desde el
minuto uno, sin vacilar o improvisar.

• La hora (límite) de la comida actúa como un estímulo temporal para no perder el tiempo y
ceñirse al máximo de 50 minutos.

Frecuencia
Lo ideal es que haya una sola reunión de planificación a la semana. Un número mayor implica

menos tiempo real para hacer cosas y aumenta el fenómeno de la reunionitis. Naturalmente

puede haber excepciones puntuales pero siempre explicando el motivo.

Si esa única reunión semanal se prepara y se enfoca bien, y se complementa adecuadamente

con las fantásticas minireuniones (que veremos en el próximo capítulo), es más que suficiente.

Duración
Recuerda la regla de oro en cualquier reunión: más tiempo es peor. Y no sólo porque la reunión

se alarga y fagocita buena parte de vuestra agenda de trabajo, sino porque a partir de cierto

tiempo, la concentración e involucración de todos los asistentes empieza a decaer.

Un ingrediente capital para que cualquier reunión tenga éxito es la participación de cada

persona. Su presencia consciente, su tensión, su intensidad, su agilidad mental, su creatividad…

Todo ello depende de una cosa: su atención, su concentración. Pero, y esto es una evidencia

física, hay un máximo de tiempo en el que nuestra mente puede estar pendiente (al 100%) de

una sola cosa. Todos los asistentes empiezan a perder atención a partir de cierto tiempo.

Lo ideal es que las reuniones de planificación y coordinación nunca excedan los 45 ó 50

minutos. Es un tiempo adecuado y generoso para poder evaluar y planificar, y un periodo lo

suficientemente ajustado para que la atención de los asistentes no se venga abajo. Si lográis

que duren incluso menos, mucho mejor.

Productividad para Trabajar en Equipo Berto Pena

© 2012 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. 64

Page 65

Minireuniones

Dentro de los distintos tipos de reuniones quiero hablarte de uno muy especial: las

minireuniones. Las minireuniones son uno de los secretos mejor guardados de la organización

de un equipo. No obstante, según mi experiencia empresarial primero, y ahora como formador

de equipos, son relativamente poco conocidas y desde luego están muy poco explotadas.

Además de analizar y descubrir sus incontables beneficios, la intención “oculta” del capítulo que

ahora estás leyendo es transmitirte la pasión por este tipo de reuniones, porque enganchan. Son

muy útiles, muy cómodas y muy productivas. Porque, bajo su aparente y sorprendente sencillez,

se esconden las respuestas y soluciones a muchos de los retos y problemas de organización y

coordinación de nuestros equipos de trabajo. Muchos de los cuales hemos visto hasta ahora.

Por un lado, facilitan la labor de seguimiento regular de los proyectos, asignación de tareas y

revisión de temas pendientes; y por otro, permiten asegurar la sincronización y coordinación

reforzando el contacto entre todos los miembros del equipo. Aunque, puestos a destacar

ventajas, sin lugar a dudas su mayor beneficio es la cantidad de interrupciones que evitan.

Por otro lado, resultan muy relevantes y ventajosas para la figura del coordinador, mánager o

responsable del equipo o departamento. Ya que le permiten estar al tanto de toda la actividad,

medir la temperatura a toda su gente y tomar el pulso del estado de cada uno de los proyectos

en curso. Y además de forma regular y puntual. Esto hace que no se le escape nada y que esté

al tanto de todo lo que se cuece dentro y fuera de su equipo.

Como ya hiciéramos en el capítulo anterior con las reuniones de planificación, primero voy a

darte las claves de este tipo de reuniones de forma telegráfica, para posteriormente pasar a

detallar los ladrillos con los que construirlas. Esta es la radiografía de las minireuniones:

¿Para qué sirven?

❏ Poner al día sobre el estado de proyectos.

❏ Despachar temas con el responsable o mánager.

❏ Asegurar la coordinación de esfuerzos y acciones.

❏ Fortalecer la colaboración horizontal entre todo el equipo.

❏ Acordar nuevas próximas acciones de forma ágil y rápida.

❏ Propiciar la comunicación directa entre los miembros del equipo (cohesión).

Productividad para Trabajar en Equipo Berto Pena

© 2012 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. 65

Page 128

2 Utilizad filtros comunes para organizar el correo de forma automática. Esto os
ayudará a clasificar y separar el correo para priorizarlo mejor. Sumado a ello,

podéis acordar palabras clave para incluir en los asuntos de cada email. Esto os

ayudará a interpretar mensajes sin necesidad de abrirlos.

Y de todo ello, si yo tuviera que elegir sólo tres para iniciar el cambio, me quedaría con estos:

✔ Interrupciones: hora feliz.

✔ Reuniones: minireuniones

✔ Comunicación: lenguaje efectivo.

Claves para cambiar

Y para rematar este último capítulo, comparto contigo algunas pistas para lograr introducir estos

cambios de un modo efectivo, para conseguir que cuajen entre todos los miembros de vuestro

equipo:

❏ Comunicad los cambios de forma colectiva, eligiendo bien el momento y el canal.

❏ Explicad las “razones productivas” que hay detrás de cada cambio.

❏ Recoged los cambios en un documento o memo interno que se distribuya, o al que poder

acceder fácilmente a posteriori.

❏ Dividid y desglosad los cambios en secuencias o fases con una duración entre 10 y 30

días.

❏ Recordad estas medidas con regularidad. La insistencia es clave para no bajar la guardia.

❏ Transcurrido cierto tiempo (15-30 días) evaluad en grupo: efectos de cambio, mejoría,

dificultades, etc.

Y aquí lo dejamos.

Ahora os toca a vosotros. Por delante tenéis mucho trabajo y esfuerzo pero la recompensa sin

duda merece la pena. Los cambios, medidas y nuevos hábitos de productividad que vais a

adoptar en los próximos meses harán de vosotros mejores profesionales. Y no hay recompensa

mayor para un profesional que “ser un poco mejor” cada día. Tú y tu equipo estaréis ahí para

vivirlo en primera persona.

Productividad para Trabajar en Equipo Berto Pena

© 2012 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. 128

Page 129

Sobre el Autor
Alberto Pena (Gijón, 1972) es escritor y blogger, conferenciante y formador de Productividad y

Gestión Personal. Está especializado en ayudar a empresas y equipos de trabajo a organizarse

mejor, a optimizar su rendimiento profesional, a mejorar el modo en el que gestionan su vida y

cómo utilizan la Tecnología en el día a día.

En sus diecisiete años de carrera profesional Alberto ha fundado, dirigido o participado en casi

una veintena de proyectos y empresas relacionadas con la comunicación, los contenidos y el

márketing. Estudió Ciencias Empresariales en la Universidad de Oviedo y ya por 1995 se vinculó

a proyectos pioneros de información digital, entre ellos Las Noticias en la ReD (publicación que

fundó y dirigió) y LaBrujula.Net (como director adjunto).

Además de poner en marcha otros proyectos basados en las nuevas tecnologías e Internet,

trabajó en la división de móviles de Telecinco, creó Kunno Systems, empresa dedicada al

desarrollo de aplicaciones móviles, es uno de los tres socios fundadores de doctorSIM y durante

años fue director de Marketing de Movilisto para España y Global Marketing Director del grupo

iTouch-Movilisto para todo el mundo, cargo que le brindó la posibilidad de residir en ciudades

como Londres, Sidney y Ciudad del Cabo.

En 2004 fundó ThinkWasabi, blog de referencia en castellano sobre la utilización de la

Tecnología e Internet en el ámbito de la Gestión Personal y la Productividad, y Premio

Bitácoras.com 2009 al Mejor Blog Personal del año.

En Octubre de 2009 Alberto publicó su primer libro de Productividad y Gestión Personal titulado

«Gestiona Mejor tu Vida» (Editorial Libros Libres). Y en verano de 2010 lanzó EresProductivo.com,

su Centro de Formación Online para promover los hábitos y valores de la Productividad

Personal.

Actualmente reside entre Madrid y Ciudad del Cabo, imparte cursos y seminarios sobre Gestión

Personal, y ha volcado su carrera profesional como formador de empresas y particulares en el

ámbito de la Productividad. Es, además, Profesor Colaborador de «Executive Education» en

ESADE Business School (Barcelona y Madrid). Algunas de sus aficiones personales son el cine, la

lectura y la fotografía.

www.thinkwasabi.com

Productividad para Trabajar en Equipo Berto Pena

© 2012 Alberto Pena. Todos los derechos reservados. 129

Similer Documents